10 consejos clave del diseño de puestos de trabajo

Como sabes en este blog escribo sobre inteligencia ejecutiva aplicada a nivel individual y organizacional. De un modo u otro, las herramientas y procedimientos que utilizamos para gestionar personas, hacen de nuestro desempeño uno más o menos "ejecutivo", y esto que quiere decir: menos impulsivo, más atento, enfocado, organizado y diseñado para ser flexible. 

Por eso os voy a dar consejos sobre herramientas y procedimientos que tienen que ver con la gestión de personas en las organizaciones. En este caso sobre la descripción/diseño de puestos de trabajo, DPTs. Algo clave para entender nuestra organización, nuestros puestos y sobre todo para mirar al futuro. 

La descripción de un puesto de trabajo no es más que un proceso de identificación, comprensión y reflejo documental del contexto, desarrollo y alcance de un puesto en la organización. Es cómo hacer una fotografía actual (descripción de puestos, en el caso de que el puesto exista) o crear un boceto (diseño de puestos, en el caso de que no exista) en el que podamos ver todo lo que compone el puesto y lo que necesita el perfil que lo desempeña o lo va a desempeñar.

Hoy vamos a hablar sobre 10 cosas que he aprendido sobre las descripciones/diseños de puestos durante mis años de experiencia: 

1. Las personas necesitamos saber lo que se espera de nosotros: recuerdo cuando un grupo absorbió nuestra empresa, y cuando asumí la operativa tuve que crear los puestos de trabajo, sobre todo documentarlos y diseñar el de los responsables de cada edificio. 

Una de las subencargadas me dijo: Juan, ahora se lo que soy, lo que estoy haciendo y lo que no, lo que debo mejorar y lo que no...antes no sabía lo que era ni lo que se esperaba de mi. Ahora no solo lo puedo ver, sino que hasta puedo contar las cosas que hago y no, para  ponerme con ellas o mejorarlas. 

Consejo: Aunque sean breves, pero que tu organización cuente con una descripción de la misión y responsabilidades de cada puesto.  

Las funciones ejecutivas de la inteligencia ejecutiva

    En entradas anteriores veíamos lo que era la inteligencia ejecutiva como concepto aplicado a la inteligencia individual de cada uno, y también hablamos de como la podemos aplicar de forma sencilla a las organizaciones, y al liderazgo. Mas adelante aplicaremos estas funciones en conjunto a las organizaciones como “cerebro ejecutivo” y después una a una para ver cómo podemos desarrollarlas. 

    Normalmente la literatura científica no habla de inteligencia ejecutiva, ya que es un constructo muy nuevo, sino que habla sobre funciones ejecutivas. Aunque ya explicamos las principales funciones que la componen, en esta entrada os traigo la última actualización publicada y que a mi modo de ver es la más acertada en concepto, forma y aplicación. Y sobre todo, es integral.

    Para ello me voy a basar en la última definición que Jose Antonio Marina y Carmen Pellicer han realizado en, La inteligencia que aprende (2016). Para ellos, las funciones ejecutivas se agrupan en función de 4 bloques, que constituirían cada uno una parte importantísima en la dirección del comportamiento, desde el origen hasta el mantenimiento, organización, foco y demás aspectos que la inteligencia necesita para salirse con la suya. 

    Ten en cuenta que no son estancas, no podemos no desarrollar una de forma aislada, sino que unas dependen de otras, y hacen funcionar mejor nuestra parte ejecutiva. 

La inteligencia ejecutiva en las organizaciones

"Si el objetivo de la inteligencia es conocer, y desenvolverse en la realidad de forma positiva, dirigiendo bien la acción, el objetivo de la inteligencia colectiva de una organización debería ser el mismo".

Como sabes, en este blog tratamos todos los temas que tienen que ver con la inteligencia, ya sea individual o colectiva, para mejorar la gestión de la vida personal y profesional y la de las organizaciones respectivamente. Más en concreto lo relacionamos con la Inteligencia Ejecutiva, un concepto que puedes conocer en otra de mis entradas, haciendo clic aquí. 

Todo lo que hacemos lo hacemos mediante la inteligencia, ella nos conecta con la realidad, y nos deja participar en ella, sufrirla o transformarla. Los problemas prácticos, con solución práctica son su empresa. 

Yo siempre hablo de tres ámbitos en los que la Inteligencia Ejecutiva nos puede ayudar, y los vamos a aplicar hoy a las organizaciones para entender en qué medida es un concepto aplicable a la gestión de nuestros equipos: 

a) De lo que digo a lo que hago: El gap ejecutivo

Es la diferencia entre lo que una persona quiere hacer, las metas internas que tiene y luego lo que en realidad hace. Es decir, la diferencia entre lo que teoriza sobre lo que es y lo que hace, y lo que luego en realidad lleva al campo de la acción. En la teoría hacemos siempre unos planes, pero en el campo de la práctica la inteligencia se encuentra cosas que antes no tenía delante, y no reacciona igual. El ejemplo típico: “Es que me encantaría llevarme bien con Fulanito...”…pero nunca hace nada por de verdad llevarse bien. En un reciente estudio sobre estrés a nivel nacional, uno de los motivos generadores de estrés de entre 1 de cada 3 españoles era la diferencia entre los valores que tenían y en qué invertían el tiempo, es decir, una incoherencia ejecutiva. 

En las organizaciones pasa lo mismo: siempre hay un GAP ejecutivo, sobre todo según mi experiencia en temas de cultura organizativa. Es decir, la organización se habla a sí misma, y se cree de una forma, pero en la práctica es de otra. Hay un gap entre lo que la organización dice que es, y lo que luego en la práctica los demás sienten y conocen que es. Luego está también el GAP que existe entre las metas internas que la organización se plantea y no se llevan nunca a cabo, o se pierden por el camino o no se planifican bien: si se quedan en teorías de los mandos medios o superiores, entonces tenemos otro gap de forma irremediable. 

¿Cómo vas a mejorar tu gestión para el 2017?

¿Que quieres conquistar para el 2017? 

Dicen que cuando empieza un año nuevo, las personas solemos darle vueltas a los propósitos que van a guiar nuestras acciones durante el mismo. Como siempre me gusta aplicar la inteligencia ejecutiva a los ámbitos de productividad personal y la eficacia profesional, en esta entrada vamos a hablar de cómo tenerla en cuenta para plantearnos los cambios para el 2017. Hay dos cosas que me gustaría que tuvieras en cuenta antes de empezar a plantearte todo esto: 

¿Sabes qué cambios y cómo los vas a realizar? Cuando hablo de la inteligencia ejecutiva en este blog, y las funciones que permiten guiar nuestras metas, hablamos de habilidades importantes en este aspecto. Por un lado, la metacognición nos ayuda a ser conscientes de cómo pensamos, y qué conocemos y no de nosotros mismos/as. Así pues ¿Eres consciente de lo que tienes y lo que necesitas para tus propósitos este nuevo año? Por otro lado, la planificación y organización de tus objetivos: ¿Sabes cómo vas a llevar todo esto a cabo? y sobre todo ¿Lo tienes planificado? Si estas dos cosas no las has tenido en cuenta suelen pasar dos cosas: Sigues trabajando como siempre, pasa el tiempo y todo se queda en borrador, o llegas a un 20% de lo que te propusiste. 

¿Tienes en cuenta cómo estás gestionando tu inteligencia en este sentido? Ya sea en el ámbito personal o profesional, tener en cuenta qué hábitos tienes, cuales quieres cambiar, y cuales quieres conquistar o cambiar para este año será clave para que avances más y mejor. 

En este sentido te puedes preguntar qué habilidades ejecutivas podrías mejorar: cómo tomas decisiones, cómo de "impulsiva" es tu gestión, cómo planificas y organizas los objetivos de tu equipo, cómo se gestionan las emociones en él. 

La sensación de "experiencia repetida"...

Los tipos de empatía

Seguro que en tu día a día profesional (y a veces personal), alguna vez te has planteado estas preguntas:

¿Alguien se preocupa por mi realmente? 

¿Por qué mi jefe/a y compañeros/as parece que se preocupan por mis problemas pero no hacen nada? 

¿Son mi jefe/a y compañeros/as una especie de psicópatas insensibles?

     Aunque suenen un poco bruscas, seguramente te hagas estas preguntas a menudo. A todos nos ha pasado en el seno de una organización. Las personas siempre hemos querido saberlo todo sobre los nuestros, entender a todos lo que nos rodean, qué opinan de nosotros, por qué los demás piensan de tal modo, o por qué hacen lo que hacen. Si hay una capacidad que muchos hemos deseado tener desde pequeños (después de volar), ha sido la de leer la mente de los demás: la telequinesia. 

     Como no estoy nada documentado en telekinesia, vamos a hablar de los tipos de empatía, y de algo que va un poco más allá. A los dos o tres años, somos capaces de nombrar sentimientos y decidir si un rostro está feliz o triste. Uno o dos años después entendemos que el modo en que otro niño percibe lo hechos determinará su forma de reaccionar. Es tanto el torrente emocional, que estamos más preocupados de entender nuestras emociones que las de los demás. Durante la adolescencia se fortalece otro aspecto, la lectura exacta de los sentimientos ajenos, preparando así el terreno para las relaciones interpersonales más complejas y amables. Los circuitos ejecutivos que nos permite pensar en nuestros propios sentimientos, aplican el mismo tipo de procesos a conocer la mente de los demás. Es decir, que depende de como experimentamos las emociones entendemos a los demás de una determinada manera.

“Si queremos entender los sentimientos de los demás,
debemos entender antes los nuestros”.  Tania Singer, Instituto Max Planck de Leipzig

    

El éxito del autocontrol: Los niños de Dunedin

Nuestras madres solían llamarlo paciencia, y nuestra abuela solía decir: “hijo, quien siembra recoge”. Nos lo decían en los momentos en los que se acercaba o era inminente un fracaso, o la recompensa podía tardar en llegar. Ahora sabemos que esto era bueno para todos, del estudio de habilidades de la inteligencia ejecutiva: el autocontrol y el aplazamiento de la recompensa. Esperar y saber controlar el beneficio del ahora.

Dunedin, en Nueva Zelanda, posee una de las universidades mas importantes del país. Su población no supera los 100.000, por lo que es un entorno idóneo para el estudio más importante sobre los ingredientes del éxito en la vida realizado desde los anales de la ciencia.

Se estudió intensivamente, durante la infancia a un total de 1037 niños (todos los bebes nacidos en un lapso de 12 meses). Se siguió además su desarrollo a lo largo de varias décadas por un equipo distribuido en varios países. Especialistas de disciplinas muy diferentes, y con una visión propia sobre el autocontrol, al que consideraron clave de la autoconciencia, formaron el equipo de investigación.

The right way club y los equipos

El otro día tuve el gusto de ser invitado a compartir el encuentro en Valencia de #therightwayclub organizado por Chivas, y con la colaboración de Marca y Expansión. El lema de nuestro coloquio fue nada mas y nada menos que “Emprender en equipo”. La idea de estos sensacionales encuentros es elegir un tema a debatir, y que entre unos y otros se saquen buenas conclusiones y se puedan aportar experiencias de aprendizaje valiosas para todo el mundo.

Por una parte, la representación mas completa sobre un equipo desde el emprendimiento la tuvimos de la mano de Mercedes Iborra, fundadora de Norma Agrícola, una revolución para la gestión de espacios agrícolas a través de la tecnología. Por otra, tuvimos la representación del equipo en el seno del deporte, de la mano del exjugador de futbol, y ahora entrenador Ruben Baraja. Y por último, un servidor, como aporte de los equipos en el seno de la empresa, y también en el seno del emprendimiento, en tanto que me encuentro emprendiendo Futurea, y he colaborado con Socialnest, la aceleradora de empresas sociales. La guinda del pastel la puso una moderadora apasionada por las personas y el cambio, la Coach Beatriz de la Iglesia. Gracias a los tres!

De todos los temas que salieron a debate, yo creo que los que más señalaría son los siguientes:

La excelencia se mide en kilocalorias

   El conductor era un hombre mayor de 45 años, canoso y con más años al volante que yo sobre la tierra. Viajaba en autobús público, y al hacer su parada de 5 minutos rutinaria vino a mí y de una forma muy sencilla me preguntó: "disculpa, ¿te parece que la temperatura que he puesto es adecuada? ¿te sientes a gusto?". Nunca en un autobús me habían preguntado esto. No me vino otra cosa a la cabeza: este hombre  parece ser excelente. 
    
    La excelencia es un concepto que tiene mucho que ver con lo que elegimos ser cada día en el seno de una organización y con la relación con nuestros clientes (internos y externos). Incluso diría que está en el seno de todas las cosas que hacemos a diario, en nuestra relación con nosotros mismos, nuestros proyectos y nuestro entorno. Cada día sigo aprendiendo de lo que esta palabra implica, y la verdad es que me apasiona tanto tanto, que abro este camino de palabras hacia vosotr@s. 

     Cuando no tengo a mano una definición propia, ni referencia de algún profesional que admiro, recurro al diccionario. Mirar lo que dice (debajo de cada acepción, mis observaciones sobre ello): 

10 consejos para buscar trabajo en 2015

    El pasado mes tuve la suerte de participar como ponente en el Foro de Empleo de la Universidad de Valencia. Estuve ofreciendo información sobre mi proyecto de orientación profesional Futurea, y además tuve la oportunidad de hablar sobre el futuro del trabajo y la orientación profesional. 

      Si sueles leer mi blog sabes que no soy muy partidario de hacer entradas de tipo "Las 5 claves...los 10 consejos...las 3 formas de..." pero esta vez he sucumbido ante la tendencia, y voy a por ello. Mi objetivo era dar a las personas que participaron en el foro 10 consejos para buscar trabajo en la realidad actual y futura. Es decir, que cosas podemos hacer para ampliar nuestras posibilidades de conseguir un empleo en el 2015 y los que vienen. Ahí van: 

El cortex prefrontal

Tenemos la oportunidad de retar la evolución, cada vez que decidimos crear un proyecto, o trabajar y saber esperar un resultado futuro. Este es el éxito de nuestra inteligencia.     

      Hay una parte del cerebro que siempre me ha interesado más que otras: el cortex prefrontal (CPF), parte anterior de los lóbulos frontales. Si te preguntas porqué, la respuesta es simple. Se sabe que los lóbulos frontales se hallan implicados en una miríada de funciones: lenguaje, control motor y perceptuales de alto nivel. Se asocia sobre todo a la planificación de comportamientos cognitivamente complejos, la expresión de la personalidad, los procesos de toma de decisiones y la adecuación del comportamiento social en cada momento. Se considera que la actividad fundamental de esta región cerebral es la coordinación de pensamientos y acciones de acuerdo con metas internas. 

    Me gusta guiar a las personas para que avancen, caminen hacia sus objetivos, descubran posibilidades en ellas mismas y su entorno, y por ello creo que debo tener en cuenta la forma en que la inteligencia opera, y por tanto el cerebro. Transmitir esto siempre ayuda a que las personas sean conscientes del posible origen de sus actos, lo que les aporta tranquilidad y sensación de control. De hecho el desarrollo de ésta parte del cerebro en parte la naturaleza lo delega en los pacientes papa y mama. Constituyen el cortex prefrontal de su hijo hasta que este va olvidando que por naturaleza es un ser impulsivo.